Providing Service of Annual Audit 24/25

PR # 24-001-2251 Providing Service of Annual Audit 24/25

PR # 24-001-2251 Yıllık Denetim Hizmetinin 24/25 Sağlanması

Shafak is an impartial, independent, non-profit NGO that exists for the express purpose of providing humanitarian services to vulnerable people regardless of political or religious affiliations and on the long run to contribute to recover and rebuilding the society on freedom, justice and equality basis.

Şafak derneği, siyasi veya dini aidiyetleri ne olursa olsun savunmasız insanlara insani hizmetler sunmak ve uzun vadede toplumun özgürlük, adalet ve eşitlik temelinde yeniden inşasına katkıda bulunmak amacıyla var olan, tarafsız, bağımsız ve kar amacı gütmeyen bir STK’dır.

SHAFAK, acting in its capacity as Contracting Authority, invites bidders from suitably qualified interested parties that wish to participate to provide the Annual Audit & Independent Auditors report of SHAFAK

This competition is being conducted under SHAFAK’s Multiple Quote Request procedure. The Contracting Authority for this procurement is SHAFAK.

The Auditor has to be able to start their mission as max in April from each year or as agreed with Shafak Finance Administration.

The External Annual Audit & Independent Auditors report of SHAFAK Auditor shall undertake this engagement in accordance with the Terms of Reference in Appendix 1.

Bidders must respond to all requirements set out in this RFQ and complete their offer in the format provided in Section 4.

In the event of a contract being awarded to a bidder that has knowingly withheld relevant information or otherwise misled SHAFAK in the evaluation process in any way, then that contract will be rendered null and void.

Any conflicts of interest involving a tenderer must be fully disclosed to SHAFAK particularly where there is a conflict of interest in relation to any recommendations or proposals put forward by the tenderer

SHAFAK is not bound to accept the lowest price, or any bid submitted and can terminate this competition at any stage.

Information supplied by respondents will be treated as contractually binding.  Unsuccessful bidders will be notified.

SHAFAK’s standard payment terms are by bank transfer within 30 days after satisfactory implementation and receipt of documents in order.

This document is not construed in any way as an offer to contract.

SHAFAK and all contracted suppliers, and their subcontractors, associates or partners must act in all its procurement and other activities in full compliance with donor requirements and the highest ethical standards.

SHAFAK, Sözleşme Yetkilisi sıfatıyla, SHAFAK’ın Yıllık Denetim ve Bağımsız Denetçiler raporunu sunmak üzere katılmak isteyen uygun nitelikli ilgili taraflardan teklif sahiplerini davet ediyor

Bu yarışma SHAFAK’ın Çoklu Teklif Talebi prosedürü kapsamında yürütülüyor. Bu tedarik için Sözleşme Yetkilisi SHAFAK’tır.

Denetçi, her yıl en geç Nisan ayında veya Shafak Mali İdaresi ile kararlaştırıldığı şekilde görevine başlayabilmelidir.

SHAFAK Denetçisinin Harici Yıllık Denetim ve Bağımsız Denetçiler raporu, bu görevi Ek 1’deki Referans Şartları uyarınca üstlenecektir.

Teklif sahipleri, bu RFQ’da belirtilen tüm gerekliliklere yanıt vermeli ve tekliflerini Bölüm 4’te sağlanan formatta tamamlamalıdır.

İhale, ilgili bilgileri bilerek saklayan veya değerlendirme sürecinde SHAFAK’ı herhangi bir şekilde yanıltan bir teklif sahibine verilirse, o sözleşme geçersiz sayılacaktır.

İhale sahibini ilgilendiren herhangi bir çıkar çatışması, özellikle teklif sahibi tarafından sunulan herhangi bir öneri veya teklifle ilgili bir çıkar çatışması olması durumunda SHAFAK’a tam olarak açıklanmalıdır.

SHAFAK, en düşük fiyatı veya sunulan herhangi bir teklifi kabul etmekle yükümlü değildir ve bu yarışmayı herhangi bir aşamada sonlandırabilir.

Anket katılımcıları tarafından sağlanan bilgiler sözleşme açısından bağlayıcı olarak değerlendirilecektir. Başarısız teklif sahipleri bilgilendirilecektir.

SHAFAK’ın standart ödeme koşulları, tatmin edici bir şekilde uygulanmasından ve belgelerin sırayla alınmasından sonraki 30 gün içinde banka havalesiyle yapılır. Bu belge hiçbir şekilde bir sözleşme teklifi olarak yorumlanmaz.

SHAFAK ve sözleşmeli tüm tedarikçiler ve bunların alt yüklenicileri, iştirakleri veya ortakları, tüm tedarik ve diğer faaliyetlerinde bağışçı gerekliliklerine ve en yüksek etik standartlarına tam uyum içinde hareket etmelidir.

https://drive.google.com/file/d/1NsAhkX1C07nixi6_kAPzqQHP5iCWT4Wa/view?usp=sharing

B.     The deadline for application: 26 Dec 2024 – 11:59 PM Turkey Time (UTC/GMT +3 hours)

B. Başvuru için bitiş tarihi: 26 Aralık 2024 – saat 23:59 Türkiye Saati (UTC/GMT +3 saat)

By emailing the bid to the following e-mail: you shall email your offer to the email sealedbid13@shafak.org, and you shall send two separate emails, one for your technical offer and the other one for your financial offer, and you shall name the email with the type of offer (“Technical Offer” or “Financial Offer”), in the subject field, state the following:

a.      “24-001-2251 Providing Service of Annual Audit 24/25”.

b.      Name of Company

c.       Type of the offer (“Technical Offer” or “Financial Offer”)

d.      Number of emails that are sent, e.g., 1 of 3, 2 of 3, 3 of 3.

You have to send the tender files to the email mentioned above after filling in the required info, signing, and stamping them.

You shall not use an external link to submit your offers, such as an online drive; all tender documents shall be attached to your emails.

2.2  Only the offers submitted through the above mentioned secure email will be accepted.

2.3  All the tender documents, BOQs, and technical specifications shall be signed and stamped. (sign and stamp each single page of tender),

2.4  Submitting any unclear or inconspicuous documents may lead to do not consider these documents or exclude them from any evaluation.

2.5  Any bids that contain any miscalculations, the unit price will be considered, any other significant calculation error for example but not limited; submitting the offer in currency other than the USD, or there is ambiguity will the procurement committee may decide be disqualified the bid is from the tender.

Teklifin gönderileceği e-posta adresi: sealedbid13@shafak.org Bu adrese teklifinizi e-posta ile gönderiniz ve biri teknik teklif, diğeri finansal teklif olmak üzere iki ayrı e-posta göndermeniz gereklidir. E-postayı teklif türünü (“Teknik Teklif” veya “Finansal Teklif”) yazarak konu alanında aşağıdakileri belirtin:

a.       ” “24-001-2251 Yıllık Denetim Hizmetinin 24/25 Sağlanması“

b.      Şirketin adı

c.       Teklifin türü (“Teknik Teklif” veya “Finansal Teklif”)

d.      Gönderilen e-posta sayısı, ör. 1/3, 2/3, 3/3.

İhale dosyalarını yukarıda belirtilen e-posta adresine gerekli bilgileri doldurup imzalayıp kaşeledikten sonra göndermeniz gerekmektedir.

Tekliflerinizi göndermek için çevrimiçi sürücü gibi harici bir bağlantı kullanmayınız; tüm ihale belgeleri e-postalarınıza eklenmelidir.

2.2 Yalnızca yukarıda belirtilen güvenli e-posta aracılığıyla gönderilen teklifler kabul edilecektir.

2.3 Tüm ihale dokümanları, sipariş listeleri ve teknik şartnameler imzalanacak ve kaşelenecektir. (teklifin her bir sayfasını imzalayıp kaşeleyin),

2.4 Belirsiz veya göze çarpmayan herhangi bir belgenin sunulması, bu belgelerin dikkate alınmamasına veya değerlendirmeden çıkarılmasına neden olabilir.

2.5 Herhangi bir yanlış hesaplama içeren tekliflerde, birim fiyat dikkate alınacaktır, bunlarla sınırlı olmamak üzere, örneğin diğer önemli hesaplama hataları; teklifin ABD Doları dışında bir para birimi ile sunulması veya belirsizlik olması halinde ihale komisyonu teklifin ihale dışı bırakılmasına karar verebilir.