Cuma, Mayıs 24, 2019

Yeni Mantıksal Çerçeve Matrisi Nasıl Doldurulur?

Birçok kişi için ürkütücü görünen mantıksal çerçeve matrisinin doldurulması aslında kendi içindeki mantığı anladıktan sonra oldukça kolaydır. Özellikle projelerde çalışan uzmanlar için oldukça önemli bir araç olan bu formun doğru doldurulması hem projenin yazım aşaması hem yürütme aşaması ve hatta sonra değerlendirme aşaması için oldukça önemlidir. Bu yazıda bir mantıksal çerçeve formunun nasıl doldurulması gerektiği ile ilgili kısa bir bilgi notunu sizlerle paylaşacağız.

Mantıksal Çerçeve Nedir?

Mantıksal çerçeve matrisi, özellikle ülkemizde Avrupa Birliği ile özdeşleşmiş bir kavram olsa da aslında orijinali Amerikan olup ilk Amerikan ordusu tarafından askeri amaçlarla kullanılmaya başlanmıştır. Daha sonra da 1960’ların başında kalkınma projeleri için USAid tarafından kullanılmıştır. Mantıksal Çerçeve ancak 1990’lı yılların başlarında Avrupa’da yaygınlaşmaya başlamıştır.

Mantıksal çerçeve matrisinin farklı versiyonları olsa da en temel formatı 4×4 matris şeklindedir (toplam 16 hücreden oluşur). Mantıksal çerçeve sizi amacınıza ulaştıran bir plan çizelgesi olarak düşünülebilir.  Önce mantıksal çerçevenin yaygın olarak kullanılan temel formatına bakalım:

Görüleceği üzere, matris 4 satır ve 4 sütundan oluşmaktadır. Sağ üst hücre her zaman boş bırakılmalıdır. Lütfen o hücreyi doldurmayın. Bunun sebebi aşağıda açıklanacaktır.

Mantıksal Çerçeve Matrisinin Yapısı:

Mantıksal çerçeve 4 ana bölümden oluşur. Bu bölümler:

  • Projenin hedefleri hiyerarşisi (Hierarchy of Purposes)
    1. Genel Hedef
    2. Özel Hedefler
    3. Beklenen Sonuçlar
  • Projenin Girdileri (Project Inputs)
    1. Faaliyetler
    2. Araçlar
    3. Bütçe
  • Projedeki varsayımlar (Project Assumptions)
  • Başarı Göstergeleri (Performance Indicators)

Bu bölümleri aşağıdaki gibi görselleştirebiliriz.

Bu dört grup da bir puzzle’ın parçaları gibidir. Hedefleri hiyerarşisini kurgulayabilmemiz için diğer 3 bölümün sorunsuz bir şekilde doldurulması gerekir.

Mantıksal Çerçevenin Matrisi nasıl doldurulur?

Mantıksal çerçeve matrisini hazırlamadan önce proje hazırlığınızın analiz aşamalarını (sorun analizi, hedef analizi, strateji analizi ve paydaş analizi) tamamlamış olmanız gerekir. Eğer bu aşamaları sorunsuz bir şekilde tamamladıysanız hedefler hiyerarşisinin kurgusunu yapabilirsiniz. Matrisi doldururken aşağıdaki sıralamayı takip etmeniz sizin için kolaylık sağlayacaktır.

 

  1. Genel Hedef: Projemiz ile ulaşmaya çalıştığımız genel hedefimiz nedir? Bu genel hedefin program rehberinde belirtilen hedeflerle örtüşmesi gerektiğini unutmayın. Genel hedef uzun vadede ulaşmaya çalıştığımız hedeflerdir. (Strateji ağacınızın birinci satırı genel hatlarıyla size genel hedefiniz hakkında ipucu verir)
  2. Özel Hedefler: Projemizin spesifik olarak ulaşmaya çalıştığı hedefleri nelerdir? Genel hedefteki gibi, lütfen özel hedeflerin de program rehberindeki hedeflerle örtüşmesi gerektiğini unutmayın. (Strateji ağacınızın ikinci satırı genel hatlarıyla size özel hedefleriniz hakkında ipucu verir). Orta vadeli hedeflerdir.
  3. Beklenen Sonuçlar: Projemiz ile ulaşacağımız sonuçlar nelerdir? Beklenen sonuçlar kısa vadeli hedeflerdir ve hemen faaliyet ve çıktıları (outputs) takip eder. Örneğin 20 kişilik seramik kursu açmak bir faaliyettir; 20 kişinin kursun sonunda kapasitelerinin iyileştirilmesi bir beklenen sonuçtur. Bu sonuçlar da program rehberinde belirtilen sonuç göstergeleri ve çıktı göstergeleri ile uyumlu olmak zorundadır.
  4. Faaliyetler: Projenin iş paketleridir. Bizi hedeflerimize ulaştıracak tüm faaliyetler (iş paketleri) burada listelenir.
  5. Araçlar: Faaliyetlerimizi gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğumuz her şey burada listelenir. Örneğin bir eğitim için bilgisayara, eğitmene, sınıfa, dokümanlara, projektöre ihtiyaç duyarız.
  6. Bütçe: Bu bölüm bütçe dokümanının ana kalem başlıklarının aktarıldığı hücredir. Örneğin: İnsan kaynakları €…., Seyahat …..€, Ekipman Malzeme ….. € gibi
  7. Bu hücrede aslında iki soru yer almaktadır. Birinci soru, “projemize başlamak için herhangi bir ön koşul var mıdır?” sorusudur. Örneğin; okullarda eğitimler verebilmeniz için Milli Eğitim Bakanlığı ile bir protokol yapılması ön koşul olabilir. Hücrenin ikinci kısmı ile standart varsayım sorumuzdur. 7., 8., ve 9., soruların nasıl yanıtlanacağı aşağıda ayrıca bir bölümde anlatılacaktır.
  8. Aşağıda ayrıca anlatılacaktır.
  9. Aşağıda ayrıca anlatılacaktır.
  10. Çıktı göstergeleri hücremizdir. 10. ve 11. hücreler hemen arka arkaya doldurulur. 10. Hücrenin bizden beklediği, “gerçekleştireceklerimizin sayısal başarı sınırı bizim için ne olacaktır?” sorusunun cevabıdır. Örneğin; 100 kişilik bir meslek edindirme kursu açtınız; bu hücrenin size sorduğu “sayısal olarak kaç kişilik, ya da oransal olarak yüzde kaçlık bir katılım sizin için başarılı sonuç kabul edilecektir?”. 100 kişilik bir kurs açtınız, bu öğrencilerin yüzde 90’ının proje sonunda sınavlarını geçerek sertifikalarını almaya hak kazanmaları sizin kabul ettiğiniz bir başarı sınırı olabilir. Herkes burada kendine farklı hedefler koyar. Lütfen buraya yazdığınız başarı göstergelerinden proje süresince ve sonrasında sorumlu olduğunu unutmayınız. Eğer yüzde 90’lık bir hedef koyduysanız ve yüzde 40’a ulaştıysanız izleme değerlendirme aşamasında bunun sebepleri araştırılacaktır.
  11. Hücre 10. Hücrede yazdığımızı nasıl kanıtlayacağımızın cevabının istendiği bölümdür. Kendimize yüzde 90’lık bir hedef koyduysak, bunu projenin sonunda objektif bir şekilde nasıl kanıtlarsınız. 90 kişinin kapasitesi arttı demek objektif bir doğrulama şekli değildir. Ancak 90 kişinin tam katılım sağladığını gösterir imza listeleri, fotoğraflar, video kayıtları, sınav sonuçları, sertifika kopyaları birer objektif kanıt olabilir.
  12. Hücre gibidir. Özel hedeflerimizin sayısal başarı karşılığının yazılması beklenir. Mesela faaliyetimiz, 100 kişiye turizm sektöründe meslek edindirme kursunun açılması, bunun sonucunda ulaşacağımız beklenen sonuç 100 kişinin mesleki kapasitesinin artırılması olsun. Özel hedefimizin ise … ilçesinde otel kalitesinin iyileştirilmesi, genel hedefimizin de … ilçesindeki turist sayısının artırılması olduğunu varsayalım. Sadece kavramları kolaylaştırmak için kurguladığımız bu örneği aşağıdaki gibi görselleştirebiliriz (Normalde projelerinizde onlarca faaliyet olacaktır, sadece basitleştirmek için bu örnek üzerinden gidebiliriz). Bu örnekte otel kalitesinin iyileştiğini sayısal olarak nasıl belirtiriz. Booking.com puanında 2018 yılında …. İlçemizin otel puanı ortalaması 7.2 iken projemizin sonunda biz bu ortalamayı 7.6’ya çıkaracağız bir örnek olabilir.

13. Peki bunu nasıl kanıtlarız? Bunun yanıtı da oldukça basit, örneğimiz üzerinden gidecek olursak, 2018 yılı … ilçe otellerinin booking.com puanlarının çıktıları alınabilir, aynı işlem proje sonunda da yapılır ve sonuçlar karşılaştırılır.

14. 10 ve 12. Hücrelerin en makro ölçeğidir. Örneğimiz üzerinden hareket edecek olursak, …. İlçesine gelen yabancı turist sayısında artış olan genel hedefimiz için sayısal bir başarı göstergesi belirtmemiz gerekecektir. Makul ve gerçekleştirilebilir hedefler vermeyi unutmayın. Yüzde 50 artacak demeniz bir proje ile gerçekleşmesi çok olası bir hedef değildir. Uygun olan öngördüğünüz yüzdelik oran ne ise o oranı buraya yazabilirsiniz.

15. Bu hücrede de bunun nasıl objektif bir şekilde doğrulanabileceği sorgulanmakta. Burada da ilgili resmi kurum istatistikleri bir kanıt olarak gösterilebilir.

Örnekte tekil bir faaliyet, beklenen sonuç, özel hedef ve genel hedef üzerinden gidildiğini hatırlatmakta fayda var, zira projelerinizde her bir faaliyet için, her bir beklenen sonuç ve özel hedef için ayrı ayrı göstergeler ve doğrulama kaynakları yazacaksınız.

Mantıksal Çerçevede varsayımlar sütunu nasıl doldurulur?

Şablonumuzda 7. 8. ve 9. Hücremizde denk gelen varsayımların doldurulması biraz karışık görülmekte ancak metodolojideki yöntem ile oldukça kolay bir şekilde doldurulabilmektedir.

Buradaki temel cümleler aşağıdan yukarıya doğru

  • Eğer ………. Faaliyetini gerçekleştirirsem ve …………… varsayımlarım doğruysa ……….. sonucuna ulaşırım.
  • Eğer ………. Sonucuna ulaşırsam ve ………………. varsayımlarım doğruysa …………….. özel hedefine ulaşırım
  • Eğer ………. Hedefine ulaşırsam ve …………….. varsayımlarım doğruysa …… olan genel hedefime ulaşırım

Lütfen bu cümleleri aşağıdaki örnek tabloyu takip ederek okumaya çalışın.

Buradaki basamak sistemi takip edildiğinde neden sağ üst hücrenin boş bırakıldığı anlaşılabilir, çünkü o noktadan sonra basamağın ulaşacağı bir yer yoktur.

Az önceki örneğimizle varsayımları biraz daha somutlaştırmak gerekirse aşağıdan yukarı doğru:

Eğer …. İlçesinde 100 kişilik turizm meslek edindirme kursları açarsam …….. varsayımlarım doğruysa, 100 kişinin bu alandaki kapasitesinin artırdığımızı kabul edebiliriz. Burada … olan yere (i) 100 kişinin tam katılım göstermesi, (ii) 100 kişinin sınavlarında başarılı sonuçlar alması gibi varsayımlar yazılabilir.

Bir üst sırada ise özel hedefimiz … ilçesindeki otellerin kalitelerinin iyileştirilmesi. Burada da cümlemiz; Eğer 100 kişinin turizm alanında mesleki kapasitelerini iyileştirirsek ve …………….. varsayımlarımız doğruysa, … ilçesindeki otellerin kalitesi artacaktır. Burada da hemen akla gelebilecek varsayımlardan biri (i) … ilçesindeki otellerimiz yetiştirdiğimiz kişileri istihdam ederlerse olabilir.

En makro seviyedeki hedefimiz de …. İlçesine gelen yabancı turist sayısının artması. Burada da cümlemiz; eğer …. İlçesindeki otellerin kalitesini iyileştirirsek ve ….. varsayımlarımız doğruysa, ilçemize gelen yabancı turist sayısı artar. Burada da (i) projenin iletişimi iyi yapılırsa, (ii) tanıtım için doğru paydaşlara ulaşılabilirse (iii) basının projemize ilgi göstermesi gibi varsayımlar yazılabilir.

Görüleceği üzere üst seviyelere ilerledikçe aslında projemiz ile hedefler arasındaki mesafe de artış göstermektedir. Örneğin en makro seviyede tüm faaliyetleri gerçekleştirseniz tüm varsayımlarınız doğru olsa bile hedef ulaşmanız çıktı göstergelerine göre sizin kontrolünüz dışındadır.

 

Yeni mantıksal çerçevede yer alan baseline (Temel Değer), Current Value (Şimdiki Değer), Targets (Hedef Değer) Nasıl doldurulur?

IPA II. Dönem ile hayatımıza giren yani mantıksal çerçeve şablonunun aslında orijinal formatından hiçbir farkı yoktur, sadece başarı göstergeleri sütunumuz 4 parçaya bölünmüştür. Bunun temel amacı da burada belirtilen indikatörlerin önemini vurgulamak, izleme değerlendirme sürecini kolaylaştırmaktır. Yani şablon genel hatlarıyla aşağıdaki gibidir.

Burada ilk dikkati çeken bazı bölümlerdeki terminoloji değişiklikleridir. En üstte eskiden Proje Mantığı yazarken, yeni şablonda Sonuç odaklı izleme değerlendirme metodolojisinde kullanılan “Results Chain” yani “Sonuç Zinciri” ifadesi kullanılmış. Yine Sonuç odaklı izlemede karııklık yaratan output – outcome farkı yatay sütunda yer almış, özel hedefler ile birlikte outcomes ifadesi kullanılmıştır. Outcome ile output (yani sonuç ve çıktı arasındaki farkı farklı bir blog yazısında sizlerle paylaşacağız; sadece çok dramatik bir değişiklik olmadığını sizlere söyleyebiliriz).

En çok karşılaştığımız soru kırmızı ile işaretlenmiş alan ile igili olmakta, buraya ne yazılacağının tam anlaşılamaması ile ilgili sıkıntılar bizimle paylaşılmaktadır. Bu 4 sütunu doldurmamız için eski sistemimizdeki başarı göstergeleri sütunumuzu hatırlamamız gerekir. Bu bölüm yeni mantıksaşl çerçevede dört parçaya bölünmüştür.

Indicator (İndikatör): Göstergenin temel kriteri nedir? (Sayısal olmayan bölüm) Örneğin katılımcıların MYK tarafından onaylı …. Sertifikasına sahip olması bizim için bir indikatördür.

Baseline (Temel Değer): Bu indikatör ile ilgili ilçemizdeki mevcut durum nedir? Yani proje başlamadan önce kaç kişi bu sertifikaya sahipti? Bu rakam 0 olabilir 117 olabilir. Mesela bir projede, proje başlamadan önce 3 kokartlı profesyonel turist rehberi vardır, proje sonunda da bu rakam 8 olacaktır. Bu durumda baseline’ımız 3 olarak belirtilecektir.

Current Value (Şimdiki değer): Bu sütunu eğer projeyi yazma aşamasındaysanız boş bırakabilirsiniz çünkü mantık olarak şimdiki değer ile temel değeriniz eşit olacaktır. Bu sütunu peki ne zaman dolduracağız. Projemize başladık ve 6. Ayın sonunda bir ara dönem raporu vermemiz gerekiyor; bu durumda şimdiki değer (altına referans alınan gün belirtilerek) ne işe yazacağız. Ya da 8 ayda projemize izleme değerlendirme ziyareti yapılacak. Gelen değerlendiriciler için siz önceden onları gelecekleri tarihe uygun bir şimdiki değer belirtebilirsiniz.

Targets (Hedef): Bu bölümde projenin sonunda ulaşacağımız rakamdır. Ara dönem 6. Ayda yazdığımızı varsayarsak; Projemiz başlamadan önce ilçemizde 3 kokartlı turist rehberi vardı. 6. Ayında biz bu rakamı 5 yaptık (yani şimdiki değer / current value), projemizin sonunda da ulaşmak istediğimiz hedef (target) 8’dir. Hemen yanındaki sütun da zaten eski sistemdeki gibi doğrulama kaynağı sütunumuzdur.

Mantıksal çerçeve yaşayan bir dokümandır. Aslında bir proje hazırlama dokümanı değil, proje yönetim aracıdır. Proje yönetim ve izleme değerlendirme süreçlerinde sıkıntı yaşamamak için bu dokümanı çok dikkatli doldurmanız gerekmekte, proje uygulama süreci boyunca de neredeyse her gün üzerinden bir kere daha geçmeniz gerekmektedir. Burada yazılan bilgilerden tüm süreç boyunca sorumlu olduğunuzu lütfen unutmayın.

 

Hüseyin Aktürk

AB-ilan.com Kurucu Ortağı – Kıdemli Proje Yöneticisi

http://www.linkedin.com/in/huseyinakturk 

http://www.huseyinakturk.net

 

AB-ilan.com yazar içerikleri kaynak gösterilmeden alıntı yapılamaz, Kanuna aykırı ve izinsiz olarak kopyalanamaz, başka yerde yayınlanamaz.

Creative Commons Lisansı
Bu eser Creative Commons Atıf-GayriTicari-Türetilemez 4.0 Uluslararası Lisansı ile lisanslanmıştır.

İhale Duyuruları